Loket.nl koppeling

Indien u gebruik maakt van het verloningspakket Loket.nl kunt u ervoor kiezen om een koppeling met uw Loket.nl account op te zetten vanuit uw account bij ons.

Deze koppeling doet twee dingen voor u:

  • Het importeren en bijwerken van de gegevens van al uw medewerkers*
  • Het genereren van import bestanden waarmee u in één handeling de urenregistratie vanuit uw account kunt importeren bij Loket.nl

Loket.nl koppeling aanmaken

  1. Ga in uw account naar “instellingen” en kies vervolgens voor “Koppelingen” boven in het submenu.
  2. Door op het vak “Loket.nl” te klikken kunt u een koppeling opzetten via “+Loket koppeling toevoegen”.
  3. Het onderstaande formulier wordt nu geopend:
  4. Het formulier vult u als volgt in:
    1. Gebruikersnaam: uw Loket.nl gebruikersnaam**
    2. Wachtwoord: uw Loket.nl wachtwoord**
    3. Omgevingscode: uw Loket.nl omgevingscode (op te vragen bij Loket.nl)Nadat u alle gegevens correct hebt ingevuld klikt u op “Verbind”, u wordt nu doorgestuurd naar de pagina met instellingen voor de zojuist aangemaakte koppeling.

Uw Loket.nl koppeling configureren

Nadat u via de zojuist beschreven stappen een koppeling hebt aangemaakt dient u deze te configureren. Het configureren van een koppeling met Loket.nl beslaat een aantal stappen die elk afzonderlijk zullen worden toegelicht.

Kostenplaatsen

Als eerste dient u de afdelingen binnen uw account te koppelen aan de ingestelde kostenplaatsen binnen uw Loket.nl account. Dit doet u simpelweg door voor elke afdeling (links) de overeenkomende kostenplaats rechts te selecteren.

Urencomponenten

Na het instellen van de kostenplaatsen dient u ook alle gebruikte urencomponenten binnen uw account te koppelen aan de bijbehorende component in Loket.nl, hiervoor vult u achter elk urencomponent de bijbehorende component in Loket.nl. Een lijst van alle beschikbare urencomponenten binnen Loket.nl vind u via Administratie en vervolgens Componenten bovenin het menu. Let op: u dient bij het koppelen de code van de componenten in te vullen, niet de naam. Urencomponenten die u niet gebruikt / niet wilt koppelen kunt u leeg laten.

Screen Shot 2016-08-25 at 09.09.18

Looncomponenten

Het koppelen van Looncomponenten gaat op dezelfde wijze als het koppelen van de urencomponenten. Ook hier koppelt u de door u gebruikte looncomponenten aan de bijbehorende component in Loket.nl. Ook hiervoor geldt indien u een looncomponent niet gebruikt hoeft u deze niet te koppelen.

Medewerkers koppelen

Als laatste dient u de medewerkers te koppelen, dit zorgt ervoor dat wij de gegevens van uw medewerkers kunnen synchroniseren. Indien u in uw Loket.nl account iets wijzigt wordt dit automatisch in ons systeem ook gewijzigd*** mits de medewerkers gekoppeld zijn. De eind contract datum wordt altijd overgenomen vanuit Loket.

U heeft bij het koppelen van medewerkers een aantal opties:

  1. Toevoegen
  2. Niet importeren
  3. Loket medewerker koppelen aan een bestaande medewerker binnen uw account*

Na het koppelen van alle reeds genoemde zaken is uw koppeling klaar voor gebruik.

Loket.nl payroll export

Door gebruik te maken van onze koppeling met Loket.nl wordt het importeren van de variabele gegevens voor de verloning een fluitje van een cent. Na het instellen van een Loket.nl koppeling krijgt u toegang tot een nieuwe rapportage genaamd “Loket” deze vind u in het menu rapportages. Via deze rapportage is het mogelijk om per e-mail een automatisch gegenereerd export bestand te ontvangen. Dit bestand kunt u direct importeren in uw Loket.nl account waarna alle uren geïmporteerd zijn in Loket.

Het per e-mail ontvangen bestand importeerd u als volgt bij Loket.nl:

  1. Log in bij Loket.nl
  2. Selecteer de juiste werkgever en administratie
  3. Kies in het menu bovenin voor “collectieve mutaties”
  4. Er opent zich een pop-up venster zoals te zien is op onderstaande afbeelding:
    Screen Shot 2016-08-25 at 10.08.33
    Het invullen van de pop-up doet u als volgt

    1. Kies bij bestandsnaam het bestand dat u via de mail van ons heeft ontvangen
    2. Vul het correcte jaar en de correcte periode in waarvoor u gegevens gaat importeren
    3. Bestandstype dient te staan op “CSV”
    4. Zorg dat “actie” staat op “Overschrijven”
    5. Verdelingseenheid dient te staan op “Ja”
  5. Nadat u op upload heeft geklikt zullen alle gegevens uit het door ons gegenereerde bestand worden geïmporteerd.

 

 

* Indien u reeds bestaande medewerkers binnen ons systeem koppelt aan een nieuw te importeren medewerker vanuit Loket.nl, kan door technische beperkingen de contractafdeling en het e-mail adres van de medewerker niet automatisch worden overgenomen vanuit Loket.nl. U dient in deze specifieke gevallen zelf te controleren of de contractafdeling en het e-mail adres juist staan ingesteld. Indien u kiest voor de optie “toevoegen” bij medewerkers die vanuit Loket.nl worden gesynchroniseerd is dit niet van toepassing.
** Uw gebruikersnaam & wachtwoord worden niet door ons opgeslagen/gebruikt en zijn enkel nodig voor het aanmaken van een nieuwe koppeling. 
**Voor het gebruik van de Loket koppeling moet er een Webservice gebruiker aangemaakt worden.
Dit kunt u in Loket doen onder het tabblad, “Teams en gebruikers” > “Gebruikers AK”, hier dient een nieuwe Webservice gebruiker te worden aangemaakt.
Soort gebruiker is, “Webservice gebruiker”.
Wachtwoord wijzigen toestaan, “Nee”.
Daarna moet er in het tabblad, “Teams en gebruikers” > “Teams” de webservice gebruiker aan een nieuw team worden toegevoegd en desbetreffende werkgevers gekozen worden.
Hier is de, “Autorisatieset n.v.t.” en dit team bevat verder geen rechten.
Werkgevers selecteren die er voor de koppeling relevant zijn is het laatste dat nodig is.
*** Niet alle gegevens kunnen vanuit Loket.nl automatisch worden gesynchroniseerd. De eind contract datum wordt altijd overgenomen vanuit Loket. Alle wijzigingen aan N.A.W. gegevens zullen dagelijks door ons worden gesynchroniseerd (dit gebeurd altijd ’s nachts). Bij het toevoegen van nieuwe medewerkers worden tevens de contractgegevens van de medewerker eenmalig geïmporteerd. Wanneer meerdere Loket.nl koppelingen actief zijn binnen uw account. Let er dan op dat er het personeelsnummer uniek is voor de medewerker over alle administraties, zodat de medewerkers correct worden geïmporteerd.

Related Articles