Nmbrs koppeling instellen

Om Nmbrs te configureren is een Nmbrs gebruikersnaam en token vereist.
Hoe de token aangemaakt kan worden is beschreven in het onderstaande artikel:
https://support.nmbrs.nl/hc/nl/articles/211351048

De door u aangemaakte token dient gekoppeld te zijn aan een API Template. Voor meer informatie over API Templates in Nmbrs raadpleegt u onderstaand artikel:

https://support.nmbrs.nl/hc/nl/articles/115005903907-API-User-Template

De aan uw token gekoppelde API Template dient te beschikken over ten minste alle onderstaande rechten om correct te kunnen functioneren.

Employee Service:

  • PersonalInfo_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Address_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Employment_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Salary_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Contract_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Schedule_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Function_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Department_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • CostCenter_Get
  • WageComponentVar_Get
  • DaysVar_Set
  • HourComponentVar_Clear
  • WageComponentVar_Clear
  • HourComponentVar_Insert_Batch
  • WageComponentVar_Insert_Batch
  • List_GetByCompany

Company service:

  • HourModel_GetHourCodes
  • WageModel_GetWageCodes
  • CostCenter_GetList
  • List_GetByDebtor
  • List_GetAll
  • Company_GetCurrentPeriod

Debtor Service:

  • Department_GetList
  • List_GetAll

Nadat u de token heeft aangemaakt kan de koppeling ingesteld worden.
Hiervoor gaat u in de applicatie naar Instellingen > Koppelingen > Nmbrs.

Hier staat een knop om een Nmbrs koppeling mee toe te voegen.

Nadat u op knop heeft klikt om een koppeling toe te voegen, komt het volgende scherm naar voren.

Gebruikersnaam: De gebruikersnaam waarmee ingelogd wordt in Nmbrs.
Token: De token zoals aangemaakt in Nmbrs.

Nadat bovenstaande gegevens zijn ingevoerd, kunnen de Nmbrs bedrijven opgehaald worden door op de knop “verbind” te klikken.
Vervolgens kan geselecteerd worden aan welk bedrijf binnen Nmbrs de gegevens gekoppeld moeten worden.
Na het opslaan van dit formulier komt u op het scherm om alle gegevens te koppelen.

Verstuur import berichtgeving naar: E-mail adres waar informatie naartoe gestuurd wordt over de koppeling zoals de status van een export of het importeren van een medewerker.
Verstuur export berichtgeving naar: E-mail adres waar informatie omtrent een Nmbrs export naartoe wordt gestuurd.

Import instellingen

Bepaal contract afdeling op basis van: hiermee regelt u of de contract afdeling van medewerkers in ons systeem bepaald wordt door de afdeling of de kostenplaats van de medewerker in Nmbrs.

Kostenplaats/Afdeling
afhankelijk van de instelling voor het bepalen van de contract afdeling van de medewerkers dient u alle kostenplaatsen/afdelingen uit Nmbrs te koppelen aan een afdeling in PersoneelsSysteem. Het is ook mogelijk om aan te geven dat medewerkers werkzaam op bepaalde kostenplaatsen/afdelingen niet moeten worden geïmporteerd.

Contract types
Voor ieder contract type dat beschikbaar is binnen Nmbrs kunt u bijbehorend contract type in uw account. Ook voor specifieke contract types kan worden aangegeven dat deze niet moet worden geïmporteerd vanuit Nmbrs.

Medewerkers
Vervolgens is het zaak dat alle medewerkers worden gekoppeld die vanuit Nmbrs moeten worden gekoppeld aan uw account. Wij proberen automatisch om voor iedere (actieve) medewerker een bijbehorende medewerker te vinden binnen uw account*.  Indien er geen match kan worden gevonden wordt de medewerker automatisch op “toevoegen” gezet. U vindt uw Nmbrs medewerkers in 4 categorieën terug:

  • Niet gekoppelde medewerkers: de medewerkers die nog niet gekoppeld zijn en toegevoegd kunnen worden
  • Gekoppelde medewerkers: de medewerkers die reeds gekoppeld zijn aan een medewerker binnen uw account
  • Uitgesloten medewerkers: medewerkers waarvoor aangegeven/gedetecteerd is dat deze niet moeten worden geïmporteerd, dit kan handmatig  aangegeven worden voor een specifieke medewerker maar gebeurd ook automatisch aan de hand van instellingen voor contract afdelingen / contract types.
  • Oud medewerkers: alle medewerkers die reeds uit dienst zijn, standaard wordt deze groep verborgen. U kunt deze medewerkers tonen met de knop “toon oud medewerkers”.

koppelniveaus medewerker
Voor alle gekoppelde medewerkers binnen uw Nmbrs koppeling kan worden gedefinieerd welke acties er voor desbetreffende medewerker moeten worden uitgevoerd**:

  • Enkel gegevens importeren: voor de medewerker zullen geen gewerkte uren worden doorgestuurd naar Nmbrs.
  • : de standaard optie, medewerkergegevens worden vanuit Nmbrs worden geïmporteerd in uw account, gewerkte uren zullen worden geëxporteerd.
  • Enkel gewerkte uren exporteren: voor de medewerker worden geen N.A.W. gegevens / contracten bijgewerkt, enkel de gewerkte uren kunnen worden doorgestuurd naar Nmbrs.

Wanneer de contract synchronisatie door de Nmbrs koppeling gedaan word is het veld, “Omschrijving” niet bruikbaar voor notities. Eventuele wijzigingen aan de Nmbrs omgeving kunnen gemaakte omschrijvingen verwijderen.

Export instellingen

Kostenplaatsen
Voor het correct verwerken van de gewerkte uren van uw personeel dient u voor iedere afdeling binnen uw account aan te geven wat de bijbehorende kostenplaats is in Nmbrs voor het verwerken van uren op deze afdeling. Hierin hebt u de optie om aan te geven dat uren voor een specifieke afdeling altijd geboekt moeten worden op de standaard kostenplaats voor de medewerker of dat uren niet moeten worden geëxporteerd.

 

Looncomponenten
Het is mogelijk om de looncomponenten kilometers & maaltijden voor een medewerker door te geven aan Nmbrs als looncomponenten. Hiertoe selecteert u simpelweg achter het looncomponent in ons systeem het juiste externe looncomponent uit Nmbrs.

Urencomponenten
Het wel of niet koppelen van een urencomponent uit uw account aan een extern component uit Nmbrs zorgt ervoor dat uren geboekt op deze componenten kunnen worden doorgestuurd naar Nmbrs. U dient ervoor te zorgen dat alle componenten die in de urenregistratie gebruikt worden zijn gekoppeld aan een extern component om zeker te zijn van een correcte en volledige verloning van uw personeel.

Urencomponenten uurloners
Voor een aantal urencomponenten voor de uurloners kunt u aanvinken: “optellen bij gewerkte uren”. Indien dit voor een bepaald component aangevinkt is zal het aantal uur geboekt op deze component worden opgeteld bij het aantal gewerkte uren van de medewerker. De uren op het geboekte component worden dan in feite behandeld op dezelfde manier als toeslagen voor een vaste kracht.

*Hierbij wordt gezocht naar een medewerker met overeenkomstig e-mail adres, BSN of personeelsnummer binnen uw account. Wanneer meerdere Nmbrs koppelingen actief zijn binnen uw account. Let er dan op dat er het personeelsnummer uniek is voor de medewerker over alle administraties, zodat de medewerkers correct worden geïmporteerd.

**Het koppelniveau zal in sommige gevallen automatisch worden bijgesteld voor uw medewerker: indien u gebruik maakt van contractbeheer vanuit Nmbrs, zullen gekoppelde medewerkers automatisch worden omgezet naar de optie “medewerker enkel exporteren” indien er een nieuw / gewijzigd contract wordt gedetecteerd waarin het contract type of de afdeling vermeld staat als “niet importeren”.

Related Articles