Urenregistratie instellingen

De instellingen voor de tijdregistratie staan onder: Instellingen > Urenregistratie.
Binnen de instellingen kan de urenregistratie per afdeling/vestiging worden beheerd.

Klok locaties
In- en uitklok locaties kunnen beheerd worden door op de knop “Klok locaties” te klikken.

Wanneer u klikt op ‘Klok locaties’ wordt onderstaand scherm zichtbaar. Aan de linkerkant staan eventueel eerder toegevoegde locaties en bovenin kunnen nieuwe locaties worden toegevoegd. Vervolgens verschijnt de locatie in de lijst en kan de afstand ingesteld worden waarbinnen geklokt mag worden.
Op de landkaart kunnen alle kloklocaties worden gevonden.

Staat een pointer niet op de exacte locatie? Dan kunt u de pointer op de kaart verplaatsen op zo de exacte locatie te definiëren.

Klok IP’s
In- en uitklok IP’s kunnen beheerd worden door op de knop “Klok IP’s” te klikken.

Wanneer u vervolgens rechts klikt op +IP-adressen, komt onderstaand scherm naar voren.

Hier ziet u uw huidige IP-adres, zo kunt u restricties opleggen aan de exacte locaties waarop medewerkers kunnen klokken. Wanneer na toevoegen van het IP-adres, medewerkers verbonden zijn met uw IP-adres (WiFi) kunnen ze klokken.

Let op! Wanneer er klok locaties en klok IP’s worden gebruikt, zijn klokacties die voldoen aan één van de opgegeven restricties voldoende om te mogen klokken.

De volgende instellingen zijn via het tabblad `Algemeen´ te vinden.

Tijdsinterval voor urenregistratie

Hier kan aangegeven worden hoe groot de interval voor de urenregistratie is. De keuze in tijdsvakken komen we onder andere tegen in de urenregistratie, rooster en hoe de kloktijden worden afgerond.

  • per 1 minuut
  • per 5 minuten
  • per 15 minuten

Wanneer ‘Kopieer rooster naar urenregistratie’ staat aangevinkt komen alle diensten automatisch, onbeslist, terug in de urenregistratie. Wanneer ‘Roostertijden goedkeuren’ wordt aangevinkt worden de ingeroosterde uren automatisch in de urenregistratie goedgekeurd.

Registreer maaltijden
Door deze instelling aan te zetten kunnen incidentele maaltijden worden geregistreerd in de urenregistratie.

Registreer kilometers
Door deze instelling aan te zetten kunnen incidenteel gereden kilometers worden geregistreerd in de urenregistratie.

De volgende instellingen zijn via het tabblad ´In/uitklokken’ te vinden.

Tijdregistratie klokinstellingen


Automatisch kloktijden goedkeuren
Door deze instelling aan te zetten worden alle geklokte uren (mobiel, desktop en tijdklok automatisch goedgekeurd in de urenregistratie.

Kopieer tijden van rooster naar de urenregistratie
Standaard worden de diensten uit het rooster gekopieerd naar de urenregistratie.
Dit is erg handig wanneer de gewerkte uren handmatig worden geregistreerd. Hierdoor hoeven niet alle uren handmatig worden toegevoegd.

Wanneer gebruik gemaakt wordt van het in- en uitklokken, is het prettig om alleen de in- en uitgeklokte diensten terug te zien in de urenregistratie. In deze situatie moet de instelling “Kopieer het rooster naar de urenregistratie” uitgezet worden.

Inkloktijden afronden
Hieronder de opties met daarbij een voorbeeld, op basis van een tijdinterval van 15 minuten:

  • Geen: De inkloktijden worden op de seconden geregistreerd.
  • Dichtstbijzijnd: Een medewerker klokt om 8:06 in, dan wordt een tijd van 8:00 geregistreerd. Klokt de medewerker in om 8:09, dan wordt een tijd van 8:15 geregistreerd.
  • Omhoog: Een medewerker klokt om 8:03 in, dan wordt een tijd van 8:15 geregistreerd. Klokt de medewerker in om 8:12, ook dan wordt een tijd van 8:15 geregistreerd.
  • Omlaag: Een medewerker klokt om 8:04 in, dan wordt een tijd van 8:00 geregistreerd. Klokt de medewerker in om 8:13, dan wordt nog steeds een tijd van 8:00 geregistreerd.

Uitkloktijden afronden
Uitkloktijden kunnen ook op deze manier worden afgerond.
Hieronder de opties met daarbij een voorbeelden, op basis van een tijdinterval van 15 minuten:

  • Niet afronden: De uit-kloktijden worden op de seconden geregistreerd.
  • Dichtstbijzijnd: Een medewerker klokt om 17:06 uit, dan wordt een tijd van 17:00 geregistreerd. Klokt de medewerker in om 17:09, dan wordt een tijd van 17:15 geregistreerd.
  • Omhoog: Een medewerker klokt om 17:04 uit, dan wordt een tijd van 17:15 geregistreerd. Klokt de medewerker in om 17:10, ook dan wordt een tijd van 17:15 geregistreerd.
  • Omlaag: Een medewerker klokt om 17:05 uit, dan wordt een tijd van 17:00 geregistreerd. Klokt de medewerker in om 17:13, dan wordt nog steeds een tijd van 17:00 geregistreerd.

 

Automatisch roostertijden goedkeuren
Door deze instelling aan te zetten worden alle uren uit het rooster automatisch goedgekeurd in de urenregistratie.

Wanneer je na het invoeren van deze instellingen rechtsboven klikt op ´Geavanceerde instellingen´, zijn er nog een aantal instellingen zichtbaar.

Inklokken zonder rooster toestaan
Het is mogelijk om medewerkers alleen te laten klokken indien ze een lopend rooster hebben. Zo voorkomt u onnodige urenregistraties van medewerkers die u niet heeft ingepland.

Standaard klok dienst
Hier geeft u aan welke dienst er moet worden gebruikt wanneer er geen match met rooster kan worden gemaakt bij het inklokken.

Automatisch uitklokken na
Er wordt automatisch uitgeklokt zodra de maximaal ingestelde werktijd is verstreken. Op dat moment wordt de eindtijd gelijk gezet met de starttijd en wordt er een e-mail gestuurd naar de medewerker die vergeten is uit te klokken en naar de gebruikersgroep waar de berichtgeving voor staat ingesteld. Zo kunnen de tijden handmatig aanpassen worden.

Starttijd overnemen
De instelling starttijd overnemen kan gebruikt worden door accounts welke gebruik maken van de in- en uitklok functionaliteit. Bij het inklokken kan de starttijd overgenomen worden vanuit het werkrooster wanneer de inklok tijd valt binnen de ingestelde marge.

De instelling kan gebruikt worden om te voorkomen dat medewerkers meer tijd registreren dan dat er gewerkt is.

Marge waarmee wordt bepaald wanneer de roostertijd wordt geregistreerd en wanneer de ingeklokte tijd.
Voorbeeld: Een medewerker moet volgens het rooster in 8:00 beginnen. De inklok marge staat op 60 minuten ingesteld. Wanneer de medewerker om 7:42 inklokt, zal 8:00 als starttijd worden geregistreerd. Indien de medewerker om 8:03 inklokt, wordt ook 8:03 als starttijd geregistreerd.

Eindtijd overnemen
Bij het uitklokken kan de eindtijd overgenomen worden vanuit het werkrooster wanneer de uitklok tijd  valt binnen de ingestelde marge.

Marge waarmee wordt bepaald wanneer de roostertijd wordt geregistreerd en wanneer de uitgeklokte tijd.
Voorbeeld: Een medewerker moet volgens het rooster in 17:00 stoppen. De uitklok marge staat op 30 minuten ingesteld. Wanneer de medewerker om 17:15 uitklokt, zal 17:00 als eindtijd worden geregistreerd. Indien de medewerker om 17:32 uitklokt, wordt 17:32 als eindtijd geregistreerd.

De volgende instellingen zijn via het tabblad ‘Pauzes’ te vinden.

Pauze instellingen

Pauze berekening

  • Automatisch.
    Als de tijden overeenkomen met het rooster, wordt de pauze uit het rooster gehaald.
  • Kopieer van het rooster.
    Standaard wordt in de urenregistratie de pauze overgenomen uit het werkrooster.
  • Pauze regels.
    De pauze regels worden gebruikt om de pauze te registreren.
    (Zie onderstaande beschrijving: “Beheer pauze regels”)
  • Klokken.
    Bij het actief stellen van deze optie, dienen alle medewerkers in- en uit te klokken voor de pauzes. De pauzes moeten geklokt worden. De geklokte pauzes worden van de totale werkduur gehaald.

Geklokte diensten opbreken
Als een geklokte pauze langer duurt dan de opgegeven tijd, dan start een nieuwe dienst in de urenregistratie.

Voorbeeld: Wanneer de geklokte diensten opbreken op 120 minuten staat, zal er wanneer tussen een uitklok actie en inklok actie meer dan 2 uur zit een nieuwe urenregistratieregel worden gestart. U kunt er ook voor kiezen om de dienst “Altijd” op te breken. Zo zal er altijd een nieuwe urenregistratie worden gestart voor iedere nieuwe inklok actie.

Tijdsinterval voor pauze
De geklokte pauzes kunnen afgerond worden. Wanneer dit het geval is kan hier een interval voor worden ingesteld.

  • per 1 minuut
  • per 5 minuten
  • per 15 minuten

Geklokte pauze afronden
Pauzes kunnen worden afgerond. Verschillende afrondingen zijn mogelijk:

  • Totaal omhoog, alle geregistreerde pauzes worden opgeteld, naar het tijdsinterval voor pauze omhoog afgerond.
  • Totaal omlaag, alle geregistreerde pauzes worden opgeteld, naar het tijdsinterval voor pauze omlaag afgerond.
  • Totaal dichtstbijzijnde, alle geregistreerde pauzes worden opgeteld en naar het dichtstbijzijnde tijdsinterval afgerond.
  • Omhoog, iedere geklokte pauze wordt los naar het eerste hoger gelegen tijdsinterval afgerond.
  • Omlaag, iedere geklokte pauze wordt los naar het eerste lager gelegen tijdsinterval afgerond.
  • Dichtstbijzijnde, iedere geklokte pauze wordt los naar het dichtstbijzijnd gelegen tijdsinterval afgrond.

Pauze regels
Het is mogelijk om een automatische pauze tijd in te stellen. Dit kan door op de knop “Beheer pauze tijden” te klikken.

Vanuit hier kunnen minimum en maximum werktijden worden ingevoerd, met de bijbehorende pauzes. Deze pauzes worden van het totaal geregistreerde uren afgehaald. De medewerker draait zelf voor deze tijd op.

In dit voorbeeld ziet u dat wanneer er tussen de 5 uur en 8 uur is gewerkt er een pauze van 30 minuten van de dienst wordt afgetrokken. Wanneer er tussen de 8 uur en 23 uur is gewerkt er een pauze van 60 minuten van de dienst wordt afgetrokken. Als een medewerker minder dan 5 uur werkt zal hier geen pauze voor in rekening worden gebracht.

Related Articles